Sinds 1 april 2014 moet iedereen die op een grotere bouwwerf aanwezig is verplicht geregistreerd worden aan de RSZ. Na een inloopperiode hebben de inspectiediensten beslist dat er vanaf januari 2015 sancties zouden kunnen worden genomen indien de elektronische registratie niet in orde is.

Waarover gaat het precies ?

In de praktijk zijn er op sommige werven mensen aanwezig zonder dat ze aangegeven zijn bij de RSZ – en dan is er doorgaans sprake van sociale fraude. Om dit soort fraude efficiënter aan te pakken verplicht de wetgever iedereen die beroepshalve op een bouwwerf aanwezig is, deze aanwezigheid voorafgaandelijk elektronisch te melden aan de RSZ. Bij overtreding wordt er verondersteld dat er frauduleuze praktijken aan de orde zijn, en volgen er dus sancties.

Wanneer is deze elektronische registratie verplicht ?

De registratie geldt voorlopig enkel voor de grotere bouwwerkzaamheden, meer bepaald wanneer de totale waarde van de werken (exclusief BTW) minstens 800.000 € bedraagt. 
Vrij grote bedragen dus, maar toch opletten : de registratieverplichting geldt evengoed voor kleine bouwondernemingen wanneer ze als onderaannemer optreden bij een dergelijk groot bouwwerk.

Welke personen moeten geregistreerd worden ?

Alle personen die beroepshalve op de bouwplaats aanwezig zijn en er werken in onroerende staat uitoefenen, moeten geregistreerd worden. Dit betekent dat bijna ieders aanwezigheid moet gemeld worden aan de RSZ  : alle arbeiders (zowel van de hoofdaannemers als van de onderaannemers, zowel Belgen als niet-Belgen), maar ook alle uitzendkrachten, zelfstandigen, architecten en veiligheidscoördinatoren.
Er zijn wel enkele uitzonderingen : zo bijvoorbeeld hoeven bedienden en administratief personeel niet geregistreerd te worden (tenzij ze werken in onroerende staat uitvoeren). Hetzelfde geldt voor werfleiders. Torenkraanmachinisten en vrachtwagenbestuurders die alleen maar materialen leveren hoeven evenmin geregistreerd te worden. 

Op wie rust de registratieverplichting ?

Hier is er verwarring mogelijk. De wetgever legt de verantwoordelijkheid voor een correcte elektronische registratie zowel bij de personen die het werk uitvoeren (bijvoorbeeld de arbeiders) als bij de personen die hen aan het werk zetten (bijvoorbeeld de aannemers). De aannemer moet erover waken dat de registratie correct verloopt in zijn eigen bedrijf, maar ook dat dit correct gebeurt bij zijn onderaannemers.

Dit kan uiteraard tot misverstanden leiden. Vandaar dat het zeer belangrijk is om hierover op voorhand goede afspraken te maken. Het is aangeraden om in het contract duidelijk te vermelden wie de registratie zal uitvoeren. 

En dan zijn er verschillende mogelijkheden. Omdat de hoofdaannemer zich aan het begin van de werkzaamheden bevindt, kan hij zelf bepalen welke wijze van registratie hij verkiest :

•    Ofwel kiest hij zelf een systeem, en legt hij dit op aan de hele keten van onderaannemers. Hij moet dan wel zijn systeem ter beschikking stellen aan iedereen.
•    Ofwel komt hij contractueel overeen dat iedereen voor zijn eigen registratie instaat en daarvoor een methode naar keuze gebruikt. De onderaannemers moeten dan bevestigen dat ze aan hun onderaannemers dezelfde eis zullen opleggen.

Welke keuze u ook maakt, waak erover dat deze afspraken voor iedereen duidelijk zijn. Zoals reeds aangehaald is het verstandig om dit alles contractueel vast te leggen. De Confederatie heeft haar modelcontract voor onderaanneming in die zin aangepast. 

Hoe moet de registratie gebeuren ?

De RSZ moet dus op de hoogte gebracht worden van elke persoon die op de werf aanwezig is, en dit elke dag voor de aanvang der werken. 

Hiervoor heeft de RSZ een speciaal elektronisch platform ontwikkeld : checkinatwork 

Om de aanwezigen te melden kan u kiezen tussen verschillende methoden : via vaste pc, via een draagbare pc, via een tablet/ipad, via een smartphone/iphone, maar ook via een bedrijfseigen systeem. Omdat het een elektronische registratie betreft, zijn er hier 2 interessante zaken die spelen : 

•    De registratie kan ook van op afstand uitgevoerd worden, hij hoeft niet dagelijks aan de ingang van de werf te gebeuren. Een onderneming kan dus het eigen personeel vanuit de bedrijfszetel registreren.
•    De registratie kan ook al voor meerdere dagen op voorhand uitgevoerd worden. Als sommige arbeiders bijvoorbeeld 4 weken op de werf moeten werken, dan kunnen zij voor de aanvang van hun activiteit voor de volgende 4 weken geregistreerd worden. Mocht een van deze arbeiders op zekere dag niet komen opdagen (bijv. omwille van ziekte), dan kan zijn aanwezigheid van die dag nog geannuleerd worden. Voor de annulering van een aanwezigheidsdag heeft men tijd tot middernacht van die dag.

Welke sancties zullen er worden toegepast ?

De strafrechtelijke en administratieve sancties  inzake de elektronische registratie zijn buitengewoon zwaar (van 60 tot 60.000 euro’s) en kunnen worden toegepast op de ganse onderaannemingsketen. Goed om weten dus…

Inwerkingtreding uitgesteld 

De elektronische registratieverplichting op de bouwplaatsen is in voege sinds 1 april 2014. De sancties zullen echter waarschijnlijk slechts van toepassing zijn van 1 januari eerstkomend.

Meer info ?